Wichtige Familiendokumente: die Checkliste zum Abhaken

Es gibt zwei Momente, in denen sich zeigt, ob eine Familie ihre Papiere im Griff hat: wenn etwas Schönes ansteht, eine Reise zum Beispiel, und wenn etwas Unschönes passiert. Im ersten Fall kostet Unordnung Nerven, im zweiten Zeit, die man nicht hat.

Diese Liste ist zum Abhaken gedacht. Sie nennt, was da sein sollte, wie lange es gilt und wie lange es aufbewahrt gehört.

Ausweise und Urkunden

Das sind die Papiere, die niemand oft braucht und die im Ernstfall sofort da sein müssen.

Dokument	Gültigkeit	Hinweis
Personalausweis Erwachsene	10 Jahre	Ab 24 Jahren
Personalausweis Kinder	6 Jahre	Unter 24 Jahren
Reisepass Erwachsene	10 Jahre	Ab 24 Jahren
Kinderreisepass	entfällt	Seit 2024 gibt es nur noch reguläre Pässe für Kinder
Reisepass Kinder	6 Jahre	Unter 12 Jahren, auch bei Namensänderung neu
Geburtsurkunde	unbegrenzt	Mehrere beglaubigte Ausfertigungen lohnen sich
Heiratsurkunde	unbegrenzt	Wird bei Namensfragen und im Erbfall gebraucht
Sorgerechtsbescheinigung	unbegrenzt	Für unverheiratete Eltern, vom Jugendamt
Staatsangehörigkeitsnachweis	unbegrenzt	Nur in Sonderfällen nötig

Der wichtigste Punkt an dieser Tabelle sind die Ablaufdaten. Ein abgelaufener Kinderpass fällt fast immer erst auf, wenn der Urlaub schon gebucht ist. Termine beim Bürgerbüro sind vielerorts wochenlang ausgebucht, biometrische Fotos für Kleinkinder brauchen oft zwei Anläufe. Wer acht Wochen Vorlauf hat, ist entspannt, wer zwei hat, zahlt Express.

Gesundheit

• Impfpass für jede Person. Der gelbe Pass bleibt das offizielle Dokument.
• Vorsorgeheft der Kinder mit den U-Untersuchungen.
• Allergiepass, Notfallausweis, Medikamentenplan, wenn vorhanden.
• Versichertenkarte und Name der Krankenkasse.
• Zahnbonusheft.

Für den Notfall hilft ein Zettel, der in fünf Zeilen das Wichtigste sagt: Blutgruppe, Allergien, Dauermedikamente, Kinderärztin mit Telefonnummer, wer im Notfall angerufen wird. Ein Foto davon auf beiden Elternhandys kostet zwei Minuten.

Versicherungen

Zu jeder Police gehören drei Angaben, die man im Schadensfall sofort braucht: Anbieter, Versicherungsnummer und Telefonnummer.

• Haftpflicht (die wichtigste überhaupt, prüft, ob Kinder mitversichert sind)
• Hausrat
• Kfz
• Kranken- und Zusatzversicherungen
• Berufsunfähigkeit
• Risikolebensversicherung, besonders wenn Kinder da sind
• Unfallversicherung
• Rechtsschutz

Ein Blick lohnt sich einmal im Jahr: Kinder ändern den Bedarf, Policen verändern sich, und doppelte Versicherungen fallen sonst nie auf.

Verträge mit Laufzeit

Alles, was sich automatisch verlängert, gehört mit Kündigungsfrist notiert, nicht nur mit Enddatum. Die Frist ist das Datum, das zählt.

• Strom und Gas
• Internet, Mobilfunk
• Streaming und Abos
• Fitnessstudio, Verein, Musikschule
• Mietvertrag, Garage, Stellplatz
• Kita- oder Hortvertrag

Seit der Reform des Gesetzes über faire Verbraucherverträge (2022) laufen viele Verträge nach Ablauf nur noch auf unbestimmte Zeit weiter und sind dann mit einem Monat kündbar. Trotzdem gilt: Wer die Frist kennt, verhandelt besser.

Finanzen und Steuern

• Kontoverbindungen und Zugangsdaten, aber bitte in einem Passwortmanager, nicht auf einem Zettel im Ordner
• Steuerbescheide
• Kindergeldbescheid, Steuer-Identifikationsnummer jedes Kindes
• Elterngeldbescheid
• Riester, Rürup, Betriebsrente
• Kreditverträge, Bausparverträge
• Rentenversicherungsverlauf

Die Steuer-ID des Kindes kommt kurz nach der Geburt per Post und wird bei Kindergeld, Kinderbetreuungskosten und später beim ersten Ferienjob gebraucht. Sie geht besonders gern verloren.

Vorsorge für den Fall der Fälle

Der Teil, den fast alle aufschieben. Eine Stunde Aufwand, und danach muss im Ernstfall niemand raten.

• Vorsorgevollmacht: wer für euch entscheidet, wenn ihr es nicht könnt.
• Patientenverfügung: was medizinisch geschehen soll.
• Betreuungsverfügung: wen das Gericht bestellen soll, falls nötig.
• Sorgerechtsverfügung: wer die Kinder betreut, wenn beiden Eltern etwas zustößt. Für Eltern minderjähriger Kinder der wichtigste Punkt auf dieser ganzen Seite.
• Testament: handschriftlich und unterschrieben oder notariell.

Wichtig ist nicht nur, dass es diese Papiere gibt, sondern dass jemand weiß, wo sie liegen. Ein perfektes Testament im verschlossenen Schrank nützt niemandem.

Wie lange aufbewahren

• Unbegrenzt: Urkunden, Zeugnisse, Rentenunterlagen, Sozialversicherungs- nachweise, Impfpass, notarielle Dokumente.
• Solange gültig plus etwas Puffer: Versicherungspolicen, Verträge, Garantien, Rechnungen für teure Anschaffungen.
• Mehrere Jahre: Steuerbescheide und Kontoauszüge. Privatpersonen sind in der Regel nicht aufbewahrungspflichtig, aber Fristen für Nachforderungen und Gewährleistung sprechen dafür, sie einige Jahre zu behalten.
• Zwei Jahre: Handwerkerrechnungen an Haus und Wohnung, hier gibt es eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht für Privatpersonen.

Bei Steuerfragen gibt die Steuerberatung verbindlich Auskunft, diese Angaben sind eine Orientierung und keine Rechtsberatung.

Das Notfallpaket

Wenn ihr nur eine Sache aus diesem Artikel umsetzt, dann diese: legt eine Sammlung an, die im Ernstfall in zwei Minuten greifbar ist. Digital, damit beide Eltern sie unabhängig voneinander haben.

1. Ausweise und Geburtsurkunden aller Familienmitglieder
2. Versichertenkarten und Impfpässe
3. Die fünf Notfallzeilen von oben
4. Haftpflicht- und Hausratpolice mit Nummer
5. Vorsorgevollmacht und Sorgerechtsverfügung
6. Eine Liste, wer im Notfall anzurufen ist

Einmal anlegen, dann von selbst erinnern lassen

Der Grund, warum Dokumentenordner scheitern, ist nie das Anlegen. Es ist das Nachhalten. Ein Pass läuft ab, eine Police ändert sich, ein Vertrag verlängert sich, und niemand denkt daran, weil im Ordner nichts blinkt.

Deshalb gehört zu jedem Dokument mit Datum eine Erinnerung, und zwar an dem Tag, an dem noch Zeit zum Handeln ist: acht Wochen vor Ablauf eines Passes, vier Wochen vor einer Kündigungsfrist. Genau das nimmt euch WennDannDa ab. Ihr tragt das Dokument einmal ein, legt Foto oder PDF dazu, und die Warnung kommt von selbst.